In verschillende situaties wil je de loonkosten van medewerkers graag verdelen over verschillende kostenplaatsen ten behoeve van de financiële administratie (door middel van een journaalpost).
Tot voor kort deed je dit in HR2day door de aanstelling van de betreffende medewerker te verlagen en een extra looncomponent Aanstelling te voorzien van de gewenste kostenplaats. Dit leverde het juiste resultaat op.
Huidige situatie
Als we kijken naar het vastleggen van mutaties leverde deze methode regelmatig onduidelijkheden op. Bijvoorbeeld de doorbelasting op de gewenste kostenplaats eindigt op een bepaald moment. Dit kun je prima vooraf vastleggen met een einddatum, echter zal ook de reguliere aanstelling per die datum weer verhoogd moeten worden. Voor een professional geen probleem, maar vanuit de selfservice gedachte is dit vaak voor een leidinggevende onoverzichtelijk en foutgevoelig.
Bovengenoemde situatie treffen we regelmatig aan in administraties binnen het Onderwijs, maar ook in het bedrijfsleven zien we dit vaak voorbijkomen.
Nieuwe functionaliteit
Afgelopen jaar (2024) is de functionaliteit rondom kostenverdelingen geheel geïntegreerd binnen HR2day en hebben we de eerste klanten hiermee voorzien. Hoe werkt dit?
Stel een medewerker heeft een aanstelling van 0,8 fte (of 80%). De medewerker werkt op afdeling 23FV met kostenplaats 23FV. Hiervan dient 0,2 fte tijdelijk worden doorbelast aan afdeling 67CT met kostenplaats 67CT en 0,1 fte naar afdeling 39AK met kostenplaats 39AK.
Met de nieuwe functionaliteit rondom kostenverdelingen maken we een splitsing tussen de reguliere aanstelling en de feitelijke kostenverdeling. Dit geeft meer overzicht en maakt het muteren en bewerken van arbeidsrelaties een stuk eenvoudiger. Bijvoorbeeld bij een overplaatsing, wijzigingen contracten en deeltijdontslag.
De nieuwe situatie ziet er dan als volgt uit:
Via de knop kostenverdeling kun je eenvoudig de gewenste doorbelasting opgeven. Dit kan natuurlijk ook via een wijzigingsproces dat hiervoor is ontwikkeld. Via een eenvoudig scherm leg je de gewenste kostenverdeling vast.
Naast een gewenste verdeling op kostenplaats kan ook een specifiek project worden aangewezen (kostenplaats dim2).
Resultaat in de verloning
In de journaalposten worden alle kosten naar rato van de gewenste kostenverdeling opgenomen.
Goed om te weten
De kostenverdeling komt volledig tot uiting in de HR-Analytics (BI) omgeving zodat ook leidinggevende en directeuren precies en actueel op de hoogte zijn van aanstellingen en bijbehorende kostenverdelingen.
Wil je gebruik maken van de kostenverdeling?
Over de auteur
