Sinds de invoering van het gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof in 2022 is ouderschapsverlof niet langer uitsluitend een HR-aangelegenheid. HR begeleidt de aanvraag en informeert de medewerker, maar de daadwerkelijke complexiteit ligt inmiddels bij de salarisadministratie.
Want daar moet het gebeuren: juridisch correct, financieel juist én transparant zichtbaar op de loonstrook. Zeker wanneer HR- en payrollprocessen geïntegreerd zijn binnen HR2day verschuift de complexiteit naar de salarisadministratie.
In de praktijk ontstaat hier nog regelmatig onduidelijkheid. Wordt het verlof verwerkt in de arbeidsrelatie of in de verloning? Welke looncomponent hoort erbij? En hoe borg je dat ook de WAZO-melding correct wordt gedaan?
In dit artikel zetten we uiteen wat ouderschapsverlof betekent voor payroll en hoe je dit proces overzichtelijk en foutloos inricht.
Ouderschapsverlof verwerken via processtappen
Na goedkeuring van een aanvraag ontvangt de salarisadministratie via signalering de melding dat het verlof verwerkt moet worden. Dankzij een slimme inrichting met processtappen en signaleringen kan payroll in één scherm het juiste verloftype selecteren en bepalen hoe het verlof administratief wordt verwerkt.
Daarbij zijn er twee routes:
- Verwerking in de arbeidsrelatie
- Verwerking in de verloning
De keuze is afhankelijk van de duur en het karakter van het verlof.
Verwerking in de verloning: tijdelijk verlof
Gaat het om een tijdelijke verlofperiode? Bijvoorbeeld een medewerker die van 3 februari tot en met 28 februari ouderschapsverlof opneemt? Dan ligt verwerking in de verloning voor de hand.
In dat geval:
- wordt het aantal verlofuren ingevoerd;
- volgt een interne goedkeuringsstap binnen payroll;
- wordt het juiste looncomponent automatisch doorgezet naar de salarisverwerking.
De arbeidsrelatie blijft ongewijzigd. De financiële verwerking verloopt automatisch mee in de salarisrun van die maand. Dat maakt deze route geschikt voor kortdurende of incidentele verlofopnames.
Verwerking in de arbeidsrelatie: structurele wijziging
Anders wordt het wanneer het verlof structureel is. Denk aan een medewerker die van maart tot en met mei iedere woensdag ouderschapsverlof opneemt.
Hier verandert feitelijk het werkpatroon. Daarom wordt het verlof verwerkt in de arbeidsrelatie:
- de werktijdfactor wordt aangepast (bijvoorbeeld −0,2 WTF);
- de wijziging doorloopt een goedkeuringsstap;
- de aanpassing wordt definitief vastgelegd in de arbeidsrelatie.
De bijbehorende looncomponenten worden automatisch gekoppeld. Het voordeel van werken met processtappen is helderheid: minder handmatige keuzes, minder risico op fouten en een sluitende koppeling tussen contract en verloning.
Vergeet de WAZO-melding niet
De salarisverwerking is slechts één kant van het verhaal. In veel situaties moet ook een melding bij het UWV worden gedaan om aanspraak te maken op een uitkering op basis van de WAZO-regeling.
Vanuit de verlofregeling kunnen zowel de WAZO-melding als het betaalverzoek direct worden gestart. Wanneer HR en payroll geïntegreerd samenwerken binnen één systeem, wordt deze externe verplichting niet vergeten en loopt het volledige proces – van aanvraag tot uitbetaling – gecontroleerd door.
Grip op ouderschapsverlof
Ouderschapsverlof raakt inmiddels meerdere disciplines: HR, payroll en externe instanties. Een goed ingericht proces voorkomt versnippering, dubbele handelingen en fouten in de loonverwerking.
Juist daarom is het van belang dat payroll niet alleen uitvoert, maar regie voert. Met duidelijke processtappen, automatische koppelingen en geïntegreerde signaleringen ontstaat rust in de uitvoering – voor HR, voor salarisadministratie en uiteindelijk ook voor de medewerker.
Wil je weten hoe je dit proces binnen jouw organisatie optimaal inricht of hoe je payrollprocessen binnen HR2day verder kunt optimaliseren? Dan denken we graag mee.
Wil jij je gemakkelijk en veilig salarissen overboeken?
Over de auteur
