Digitaal ondertekenen is allang geen luxe meer binnen HR-processen. Arbeidsovereenkomsten, addenda, bevestigingen of andere personeelsdocumenten moeten snel, correct en juridisch zorgvuldig worden verwerkt. Met ValidSign in HR2day automatiseer je dit proces volledig — zonder losse tools, zonder extra accounts en zonder dubbele documenten.
In dit blog lees je hoe ValidSign werkt vanuit HR2day en welke voordelen het biedt ten opzichte van andere oplossingen.
Hoe werkt ValidSign vanuit HR2day?
Het proces start in HR2day. Een document wordt zoals gebruikelijk opgesteld en opgeslagen als PDF.
Voor een correcte verwerking moet het document minimaal één ValidSign-ondertekeningstag bevatten. Deze tag bepaalt waar de handtekening in het document wordt geplaatst.
Belangrijk:
- Zonder tag kan het document niet worden verwerkt.
- Je kunt vooraf de ondertekenvolgorde instellen.
- Na het plaatsen van de tags kan het document direct worden verzonden.
Door deze voorbereiding verloopt het verdere proces foutloos en volledig geautomatiseerd.
Ondertekenen via e-mail: laagdrempelig en snel
De eerste ondertekenaar ontvangt automatisch een e-mail met de link “Controleer de documenten”. Dus geen extra account. Geen aparte login. Geen extra handelingen.
Na openen van de link ziet de ondertekenaar:
- Welke documenten ondertekend moeten worden
- Welke velden verplicht zijn
- Wat de status van het proces is
Na het invullen van de verplichte velden wordt de knop “Ondertekenen” actief. De handtekening kan digitaal worden geplaatst of geüpload.
Zijn er meerdere ondertekenaars? Dan wordt het proces automatisch doorgezet naar de volgende persoon.
Automatische verwerking in het personeelsdossier
Zodra alle ondertekeningen zijn afgerond, wordt de definitieve PDF automatisch toegevoegd aan het digitale personeelsdossier in HR2day.
Het systeem kan zo worden ingericht dat:
- De niet-ondertekende versie automatisch wordt vervangen
- Dubbele documenten worden voorkomen
- Er geen verwarring ontstaat over de geldige versie
Dit levert niet alleen tijdswinst op, maar ook structurele kwaliteitsverbetering in je dossierbeheer.
Waarom ValidSign in plaats van SignRequest?
Ten opzichte van bijvoorbeeld SignRequest biedt ValidSign binnen HR2day duidelijke voordelen:
- Geen account nodig voor ondertekenaars
Direct ondertekenen vanuit de e-mail. - Automatische vervanging van de originele PDF
Geen dubbele documentatie. - Ondertekenvolgorde en autorisaties instellen in HR2day
Configuratie op werkgeverniveau, zonder externe omgeving.
Voor HR-afdelingen betekent dit: minder handmatige stappen, minder fouten en meer controle.
Ondersteuning bij inrichting
Wil je ValidSign implementeren binnen jouw HR2day-omgeving, maar heb je ondersteuning nodig bij:
- Het toevoegen van ondertekeningstags
- Het inrichten van ondertekenvolgordes
- Het optimaliseren van je documentstromen
HRXcelerate helpt bij de volledige inrichting en kan het proces desgewenst (tijdelijk) uit handen nemen.
Conclusie
Met ValidSign in HR2day maak je digitaal ondertekenen eenvoudiger, sneller en betrouwbaarder. Het proces is gebruiksvriendelijk voor medewerkers en ondertekenaars, terwijl HR profiteert van een gestroomlijnd en foutloos dossierproces.
Wil je weten hoe dit binnen jouw organisatie optimaal kan worden ingericht? Neem contact op met HRXcelerate.
Wil jij deze functionaliteit optimaal gebruiken?
Over de auteur
