Einddatum instellingen bij arbeidsrelatiewijzigingen

Bij het verwerken van arbeidsrelatiewijzigingen in HR2day zijn er verschillende instellingen mogelijk met betrekking tot het veld ‘Geldig tot en met’. Deze instellingen bepalen hoe het systeem omgaat met einddatums en toekomstige wijzigingen in de arbeidsrelatie van een medewerker. Daarnaast is het belangrijk te begrijpen hoe automatische verwerking werkt binnen HR2day, zodat wijzigingen correct en volgens de gewenste procedure worden doorgevoerd.

Automatisch verwerken:

HR2day biedt twee opties voor automatische verwerking van wijzigingen: ‘Online automatisch verwerken’ en ‘Automatisch verwerken na import’. Bij de eerste optie, ‘Online automatisch verwerken’, wordt een wijziging direct doorgevoerd zodra je op de knop ‘Direct verwerken’ klikt. Hierbij wordt de wijziging niet eerst zichtbaar gemaakt in het arbeidsrelatiescherm, wat betekent dat er geen tussencontrole plaatsvindt.

Bij ‘Automatisch verwerken na import’ verschijnt de wijziging wél eerst in het arbeidsrelatiescherm. Als gebruiker krijg je dan nog de mogelijkheid om de wijziging handmatig te controleren en over te nemen in de arbeidsrelatie met de knop ‘Overnemen in arbeidsrelatie’. Dit is handig bij import & exports.

Belangrijk om te weten is dat HR2day deze automatische verwerkingen niet zelfstandig in de achtergrond of tijdens nachtelijke processen uitvoert. Er is altijd een handmatige actie van een bevoegde gebruiker vereist om de wijzigingen daadwerkelijk door te voeren, ongeacht de gekozen methode.

Drie opties voor het opnemen van een einddatum

Afhankelijk van de inrichting van het proces binnen HR2day zijn er drie mogelijke instellingen met betrekking tot het veld ‘Geldig tot en met’. Elke instelling heeft invloed op hoe wijzigingen worden doorgevoerd en of toekomstige wijzigingen worden overschreven.

Optie 1: Datum ‘Geldig tot en met’ opnemen (niet van toepassing op in- en uitdienstproces)

Bij deze instelling verschijnt het veld ‘Geldig tot en met’ direct bij het opstarten van het wijzigingsproces. De gebruiker heeft hierbij de vrijheid om zelf de gewenste verwerkingsmethode te kiezen. Wanneer het gaat om een tijdelijke wijziging, kan er eenvoudig een einddatum ingevuld worden. Bestaan er al toekomstige wijzigingen voor deze medewerker, dan kan de gebruiker kiezen voor ‘toekomstige verschillen overschrijven’. In dat geval worden alle velden in het proces meegenomen en overschreven door de nieuwe wijziging. Als men ervoor kiest om toekomstige wijzigingen niet te overschrijven, dan kan de wijziging niet via dit proces worden ingevoerd en dient de wijziging handmatig via het arbeidsrelatiescherm aangemaakt te worden.

Optie 2: Geen datum ‘Geldig tot en met’ opnemen, tenzij er toekomstige wijzigingen zijn

Bij deze instelling wordt het veld ‘Geldig tot en met’ standaard niet getoond. Alleen wanneer HR2day constateert dat er al toekomstige arbeidsregels voor de betreffende medewerker aanwezig zijn, wordt het veld alsnog zichtbaar en krijgt de gebruiker de mogelijkheid om te kiezen of de nieuwe wijziging tijdelijke geldigheid moet hebben of dat toekomstige verschillen overschreven moeten worden. Als er geen toekomstige wijzigingen zijn, wordt de wijziging zonder einddatum en zonder verdere keuzes verwerkt.

Optie 3: Geen datum ‘Geldig tot en met’ opnemen, eventuele toekomstige wijzigingen automatisch overschrijven

Bij deze instelling wordt het veld ‘Geldig tot en met’ nooit getoond, ongeacht of er toekomstige wijzigingen bestaan. Elke wijziging wordt automatisch en permanent doorgevoerd zonder tijdsbeperking. Indien er al toekomstige wijzigingen zijn in hetzelfde veld dat je nu wijzigt, worden deze automatisch overschreven. De gebruiker krijgt hierin geen keuze en de verwerkingsmethode ligt vast.

Samenvattend

De keuze tussen deze drie instellingen bepaalt hoeveel controle de gebruiker heeft bij het verwerken van wijzigingen en hoe flexibel het systeem omgaat met bestaande of toekomstige mutaties. In situaties waar nauwkeurige controle of tijdelijke contractaanpassingen nodig zijn, kan optie 1 uitkomst bieden. Wanneer eenvoud en snelheid voorop staan, en toekomstige mutaties standaard overschreven mogen worden, is optie 3 geschikter.

Wil je hulp bij het instellen van een proces of heb je vragen over het gebruik van deze opties? Neem dan gerust contact op met ons!