Het indiensttredingsproces in HR2day is zorgvuldig ingericht om nieuwe medewerkers soepel te onboarden, de gegevensverzameling compleet en foutloos te laten verlopen én om een tijdige start in de organisatie mogelijk te maken. Dit artikel beschrijft stap voor stap hoe het proces werkt, inclusief belangrijke aandachtspunten en systeeminstellingen.
Hiermee ontstaat een grote tijdsbesparing en beperking op fouten bij het verzamelen en verwerken van alle persoonlijke gegevens van de nieuwe medewerker. De afdeling HR blijft in control bij controle en voortgangsbewaking.
Stap 1: Aanmaken van de nieuwe medewerker
Het proces start met het aanmaken van een nieuwe medewerker in HR2day. Dit wordt meestal gedaan door een leidinggevende, HR-medewerker of recruiter:
- Invullen van de medewerkergegevens (Stap 1 van 2)
Hierbij worden de basisgegevens van de medewerker ingevoerd (zoals naam, geboortedatum, contactgegevens). - Vastleggen van de arbeidsrelatiegegevens (Stap 2 van 2)
- In deze stap worden de arbeidsovereenkomst, functie, afdeling en andere contractuele gegevens geregistreerd.
Let op: Tijdens deze stap kan (en moet) worden ingesteld dat de medewerker geblokkeerd wordt voor verloning. Dit voorkomt onbedoelde uitbetaling vóórdat alle gegevens correct zijn en het dossier is gecontroleerd.
Stap 2: Signalering naar de medewerker
Na het invoeren van de gegevens kan voor de medewerker een HR2day account worden aangemaakt. Zodra deze is aangemaakt en wordt vastgelegd via het proces, activeert HR2day automatisch een aantal signalen in het EIC (Employee Interaction Center) van de medewerker. Deze signalen leiden de medewerker door het verdere onboardingsproces.
Voorbeelden van signalen:
- Vul je persoonsgegevens aan
- Lever je bank- en ID-gegevens aan
- Geef je keuze voor loonheffingskorting door
- Vul je werkrooster in
Denk bijvoorbeeld ook aan een samenvatting van de afgesproken arbeidsvoorwaarden of het uploaden van diploma’s en certificaten. En ook niet onbelangrijk in steeds meer organisaties, het aanvragen en uploaden van een VOG.
De medewerker klikt op elk signaal om het bijbehorende proces te starten en de gevraagde informatie aan te leveren.
Belangrijk: In HR2day kan worden ingesteld dat een signaal pas verdwijnt uit het EIC zodra het bijbehorende proces volledig is ingediend. Dit garandeert:
- Volledigheid van de gegevensaanlevering
- Geen risico dat signalen per ongeluk worden afgevinkt zonder dat het proces is doorlopen
Stap 3: Akkoord op persoonsgegevens
Zodra de medewerker alle benodigde processen heeft doorlopen, kan hij/zij akkoord geven op de eigen persoonsgegevens.
HR en Salarisadministratie (SA) ontvangen een signaal dat de medewerker akkoord heeft gegeven. Zij kunnen vervolgens:
- Het volledige medewerkerdossier controleren
- Corrigerende acties uitvoeren indien nodig
- De arbeidsovereenkomst wordt automatische gegenereerd en ter ondertekening aangeboden aan de medewerker.
Stap 4: Vrijgave in HR2day
Na controle kan de HR-afdeling de medewerker vrijgeven in HR2day. De medewerker is n u een reguliere medewerker, heeft toegang tot alle faciliteiten en kan vanaf de datyum in dienst inloggen met het zakelijke account en/of Single Sign On (SSO).
Met deze workflow wordt geborgd dat alle benodigde gegevens correct en tijdig worden aangeleverd, zonder dat stappen worden overgeslagen. Zo is de nieuwe medewerker volledig klaar voor een succesvolle start in de organisatie. Heb je vragen over het indiensttredingsproces of wil je dit proces ook (beter) inrichten binnen jouw organisatie? Neem dan gerust contact met ons op. We denken graag met je mee!
Over de auteur
