In toenemende mate bieden werkgevers hun werknemers de mogelijkheid om tegen gunstige voorwaarden een fiets aan te schaffen en/of deel te nemen aan een fietsplan.
Omdat er verschillende fiscale regels gelden kan het administratief gezien best wel veel werk zijn om alles in goede banen te leiden. In dit artikel vertellen we graag hoe het eenvoudig kan.
HRXcelerate kan jou hierbij begeleiden en jouw wensen hierin realiseren!
Wat is een fietsplan?
Een fietsplan bied jouw medewerkers de mogelijkheid om een fiets tegen zeer gunstige voorwaarden aan te schaffen. In beginsel kan dit op twee manieren, t.w.:
- Via een fiets leaseplan. In dit geval wordt de fiets geleased door de werkgever en aan de medewerker beschikbaar gesteld. Net als bij een auto lease wordt dit contract voor een bepaalde tijd aangegaan en wordt er een bijtelling over de nieuwwaarde (nu 7%) geheven op het fiscaalloon van de medewerker. De fiets blijft eigendom van de leasemaatschappij.
- De fiets wordt aangeschaft door de medeweker en (deels) vergoed door de werkgever. Door gebruik te maken van de fiscale uitruilmogelijkheden ontstaat er een gunstige arbeidsvoorwaarde voor de medeweker.
De vergoeding van de werkgever is onbelast maar moet worden opgenomen in de WKR. Om deze reden is het aantal fietsplannen per jaar veelal beperkt en ook de vergoeding kent vaak een limiet.
Fiets leaseplan
Een leaseplan is administratief gezien het meest eenvoudig. Nadat het contract is gesloten leg je de nieuwwaarde vast in de arbeidsrelatie van de medewerker en de eventuele eigen bijdrage. Daarna wordt de bijtelling automatisch berekend.
Fiets aanschaffen
Het merendeel van de werkgevers kiest ervoor om de aanschaf van de fiets door de medewerker zelf te laten uitvoeren. Dit geeft grote mate van vrijheid in keuze (fiets en leverancier). Vanzelfsprekend kunnen er aanvullende voorwaarden gelden, zoals een maximumbedrag (bv € 1000,00 voor een gewone fiets en € 2000,00 voor een elektrische fiets) en het aantal fietsplannen op jaarbasis (bijvoorbeeld 50 stuks). En vaak mag er eenmaal per 3 of 4 jaar worden deelgenomen. Alles bij elkaar best veel administratie.
Efficiënte administratie rond de fietsplannen
Om de administratie eenvoudig en overzichtelijk te houden werken we graag met verschillende processen. Met deze processen kan het gehele proces rondom het fietsplan worden vormgegeven en administratief worden afgewikkeld.
Met de aanvraag laat de medewerker weten dat hij/zij graag wil deelnemen. De HR-afdeling bepaalt op een zeker moment wie worden ‘toegelaten’ tot de regeling.
Via toekennen of loting (kan uiteraard ook o.b.v. volgorde aanmelding) wordt dit meegedeeld aan de medewerker. Bij toekennen wordt automatisch het jaartal geregistreerd dat bij een toekomstige aanmelding wordt getoond.
Als een medewerker is toegelaten tot de regeling kan hij/zij overgaan tot de aanschaf en via de gewenste keuze de fiets ‘financieren’, bijvoorbeeld door verkoop van verlofuren, het verrekenen met een eindejaarsuitkering of andere mogelijkheden die je als werkgever beschikbaar stelt. De inrichting van de bijbehorende looncomponenten zorgen ervoor dat alles correct wordt geregistreerd en berekend.
Door het gehele proces te voorzien van een rapportage houd je grip op de voortgang.
Begin vandaag met jouw eigen flexibele arbeidsvoorwaarden
Het fietsplan kan een mooie eerste aanzet zijn tot flexibele arbeidsvoorwaarden. HR2day heeft hiervoor nog veel meer mogelijkheden, bijvoorbeeld via de Benefitsmodule, waarmee je overzicht en gemak creëert voor medewerkers en efficiency voor jouw organisatie.
Heb je vragen of wil je meer weten over de mogelijkheden? Neem vandaag nog contact op met ons team en ontdek hoe HR2day jouw HR-processen kan transformeren. Er zijn vele mogelijkheden binnen de verlofadministratie, welke we bijvoorbeeld ook kunnen combineren met flexibele arbeidsvoorwaarden en jouw salarisadministratie.
Samen bouwen we aan een toekomst waar jouw medewerkers centraal staan.
Ik wil meer weten over fietsplannen in HR2day
Over de auteur
