Veel organisaties worstelen met het bijhouden van contracten. Wanneer loopt een arbeidsovereenkomst af? Mag je nog een tijdelijk contract aanbieden of ben je verplicht om een vaste aanstelling te geven? En wie stelt het nieuwe contract op?
Zonder een goed proces wordt dit al snel een administratieve last. Gelukkig kan dit slimmer.
Contractbeheer automatiseren in HR2day
HRXcelerate helpt organisaties om contractbeheer volledig te automatiseren binnen HR2day – een 100% cloudgebaseerde HRM-oplossing. Met HR2day beheer je eenvoudig alles rondom je personeel: van het digitale dossier tot en met de salarisverwerking.
Met slimme selfservice tools ontlast je de HR-afdeling en geef je leidinggevenden de middelen om zelfstandig actie te ondernemen. Zo creëer je meer ruimte voor strategisch HR-beleid en houd je grip op de processen.
Tijdelijk contract verlengen of beëindigen?
Elke organisatie krijgt ermee te maken: een tijdelijk contract loopt af en de vraag rijst — verlengen, omzetten of beëindigen?
HR2day helpt je bij het maken van de juiste keuze, binnen de wettelijke kaders en passend bij de situatie van de medewerker.
Zo werkt het:
- Signaalfunctie: 60 dagen voor afloop ontvangt de leidinggevende een melding.
- Keuzescherm: Mogelijkheden als verlengen, omzetten naar vast of beëindigen verschijnen — alleen als ze wettelijk zijn toegestaan.
- Wettelijke controle: Het systeem houdt rekening met CAO-afspraken, datum in dienst, AOW-leeftijd en het aantal eerdere contracten.
Volledig geautomatiseerd contractproces
Na het maken van een keuze vult HR2day automatisch alle gegevens in:
- Start- en einddatum van het nieuwe contract
- Contractvolgnummer en contracttype (Bepaalde tijd/Onbepaalde tijd)
- Eventuele toelichting voor HR
De afdeling HR voert een laatste controle uit (4-ogenprincipe). Vervolgens wordt de arbeidsovereenkomst automatisch gegenereerd in de juiste huisstijl en digitaal ter ondertekening voorgelegd aan de medewerker. De getekende versie wordt automatisch opgeslagen in het digitale personeelsdossier.
Altijd inzicht en controle over contracten
Met HR2day ben je als organisatie volledig ‘in control’:
- Signalen en herinneringen voorkomen dat deadlines worden gemist
- Interaction Centers (selfservice) maken het proces laagdrempelig
- Rapportages en dashboards bieden realtime inzicht
Actie ondernemen kan met één druk op de knop.
Voordelen van geautomatiseerd contractbeheer in HR2day
Deze werkwijze biedt aanzienlijke voordelen:
- Je voldoet aan alle wettelijke en cao-kaders
- Je mist geen belangrijke contractafloopdata
- Leidinggevenden kunnen zelf de administratie uitvoeren
- HR bewaakt de voortgang via het 4-ogenprincipe
- Je bespaart veel tijd op administratieve handelingen
Klaar om het contractbeheer in jouw organisatie te verbeteren?
Met HRXcelerate en HR2day kies je voor grip, eenvoud en compliance.
Over de auteur
