Elke organisatie heeft ermee te maken, de verlofadministratie. Als je deze niet laagdrempelig op orde hebt, vergt het veel administratief werk. Daarbij is het per organisatie en/of CAO ook nog eens heel verschillend welke verlofvarianten van toepassing zijn. Denk aan het reguliere verlof, leeftijdsgebonden verlof, extra verlof bij x-dienstjaren, ADV, TvT, zorgverlof, geboorte- en ouderschapsverlof.
Houd hier maar eens grip op zonder dat het discussies met de medewerkers oplevert.
HRXcelerate zorgt ervoor om met HR2day volledig grip te hebben op je verlofadministratie. Via selfservice staat de medewerker aan het roer en wordt na goedkeuring de verlofkaart bijgewerkt. Dit alles volgens de lopende afspraken.
Reguliere verlof binnen de wetgeving
Het reguliere verlof in Nederland bestaat uit een wettelijk deel (20 dagen bij een fulltime dienstverband) en de bovenwettelijke dagen (die een werkgever extra biedt, bv 5 dagen).
De toekenning van het verlof is afhankelijk van je contractomvang. HR2day rekent de verlofrechten automatisch uit en past ze aan wanneer de contractomvang tussentijds wordt aangepast. Hierbij kan natuurlijk rekening worden gehouden met een tijdelijke situatie van onbetaald verlof. Hiermee ben je altijd verzekerd van de juiste verlofrechten en verlofstanden per medewerker. Ook handig voor het samenstellen van de jaarrekening zodat de baklanspost eenvoudig aan de accountant geleverd kan worden.
Niet alleen de toekenning van het verlof (gaat automatisch bij indiensttreding en x maanden voor het volgende jaar). Verlof kent ook een houdbaarheid. Zo is het wettelijke verlof nog 6 maanden na afloop van het kalenderjaar geldig. Maar bovenwettelijk verlof blijft 5 jaar geldig. Dit alles wordt automatisch bijgehouden, is zichtbaar op de verlofkaart en via rapportages en dashboard kan hier actie op plaatsvinden.
Overige verlofsoorten
Vele organisaties kennen naast het reguliere verlof ook een aantal andere verlofsoorten, zoals ADV of leeftijdsafhankelijk verlof. Tijdens het aanvragen van het verlof is het voor medewerkers onhandig als ze moeten kiezen uit welk verlofpotje de opname afgeboekt moet worden. HR2day kent hiervoor een afboekvolgorde. Via parameters leggen we vast welke volgorde gehanteerd moet worden bij de opnamen van verlof. Een medewerker vraagt verlof aan, en de rest gaat vanzelf.
Dus bijvoorbeeld je verlofweek eerst afboeken van je ADV saldo, daarna het wettelijke verlof en pas daarna het bovenwettelijke deel. Zo is er altijd voldoende saldo en wordt de afboeking juist geregistreerd. Je verlofkaart sluit altijd!
En als er tussentijds een wijziging in de contractomvang plaatsvindt, zorgt een automatische procedure voor een herschikking van het al geregistreerde verlof.
Buitengewoon verlof
Naast alle hiervoor genoemde verlofsoort kennen we ook buitengewoon verlof. Hiermee wordt eventueel bezoek aan een dokter, tandarts of andere afwezigheid (zoals trouwen, samenwonen) geregistreerd. Hiervoor worden geen rechten berekend maar is de opname inzichtelijk op de verlofkaart, rapportages en dashboards. Iedereen is op de hoogte en worden misverstanden voorkomen
Urenregistratie
Organisaties waar gewerkt wordt met een urenregistratie willen voorkomen dat verlof tweemaal geregistreerd moet worden. Dat is extra werk, veel administratie en geeft ook een grote foutkans. Hier hebben we een mooi oplossing voor binnen HR2day.
We laten de verlofrechten automatisch berekenen binnen HR2day. Deze is volledig geautomatiseerd zoals hiervoor beschreven. In de urenadministratie leggen medewerkers hun uren vast, inclusief het opgenomen verlof. Na goedkeuring hiervan worden deze uren via een export in een CSV of Excel formaat aangeleverd. Dit kan wekelijks of bijvoorbeeld maandelijks.
De aangeleverde uren worden ingelezen in de salarisadministratie en direct zijn deze mutaties zichtbaar op de verlofkaart en rapportages. De salarisperiode hoeft hiervoor niet afgesloten te worden. De genoemde periodieke procedure zorgt ervoor dat de verlofuren juist worden afgeboekt.
Tip: Ook het op- en afboeken van tijd voor tijd (TvT) kan hiermee volledig worden gefaciliteerd.
Geboorte- en Ouderschapsverlof
In Nederland kennen we sinds 2022 uitgebreidere faciliteiten rondom de geboorte van een kind. Denk aan (aanvullend) geboorteverlof en gedeeltelijk betaald of onbetaald ouderschapsverlof.
Elke regeling kent bepaalde verlofrechten en tijdsvakken waarbinnen het verlof genoten moet worden. Binnen HR2day leggen we dit alles eenmalig vast en daarna kan een medewerker via selfservice zelf de geboorte van een kind registreren, worden de verschillende verlofrechten berekend en kan de medewerker de opname registreren.
Via goedkeuring (bijvoorbeeld de leidinggevende) komt de mutatie terecht bij de salarisadministratie. Zij verwerken de aanvraag en zorgen voor een juiste afwikkeling in de bruto netto berekening. En wil je de medewerker een bevestiging sturen van deze verlofaanvraag? Dit brengen we onder in het proces en de betreffende brief kan automatisch worden opgesteld en opgenomen in het digitale personeelsdossier.
Jouw organisatie heeft in een aantal gevallen recht op een vergoeding van het UWV. Om de mutatie naar het UWV door te zetten beschikt HR2day over een integratie. De melding wordt met een enkele druk op de knop voorbereid en verzonden.
Samenvattend
Met HR2day beschik je altijd over een sluitende verlofadministratie zonder dat dit veel tijd hoeft te kosten.
- Alle verlofrechten worden automatisch berekend.
- Via Selfservice kan de medewerker alle rechten inzien en verlofopnames registeren.
- HR2day kent afdelingskalenders. Hierop zijn de verlofaanvragen van de collega’s binnen het team inzichtelijk. Deze kalender is optioneel aan- of uit te zetten.
- Via rapportages en dashboards hebben leidinggevende en de afdeling HR inzicht in alles rondom verlof. Via tijdige actie kan worden voorkomen dat er stuwmeren gaan ontstaan.
- Inclusief alle registratie rondom het geboorte en ouderverlof.
- Koppelingen met o.a. een tijdregistratiesysteem zijn laagdrempelig te realiseren.
Over de auteur
