Het succesvol uitbesteden van je salarisverwerking in HR2day is een gestructureerd traject dat bestaat uit een goede voorbereiding, een duidelijke implementatie, grondige tests en een soepele overgang naar de maandelijkse verwerkingscyclus. Door dit proces zorgvuldig te doorlopen, zorg je voor een foutloze en efficiënte salarisadministratie. Lees het overzichtsartikel over salarisverwerking uitbesteden.
Hoe verloopt het implementatietraject voor uitbestede salarisverwerking in HR2day?
Het implementatietraject verloopt via een gestructureerd stappenplan dat begint met een inventarisatie en eindigt met de eerste succesvolle salarisrun. Dit traject zorgt ervoor dat alle data correct is, de processen helder zijn en de overgang naar uitbestede verwerking soepel en gecontroleerd plaatsvindt.
- Kick-off en planning: We starten met een gezamenlijke kick-off waarin we de doelstellingen, de planning en de verantwoordelijkheden vastleggen. Hierin bespreken we de huidige inrichting van je HR2day-omgeving en de specifieke wensen voor de salarisverwerking.
- Voorbereiding en data-analyse: We analyseren de bestaande data in HR2day. Welke voorbereidingen moet je treffen? We helpen je om te zorgen dat alle personeels- en contractgegevens volledig en correct zijn. Denk aan stamgegevens, salarisschalen en arbeidsvoorwaarden. Een schone basis is essentieel voor een foutloze verwerking.
- Inrichting en autorisatie: Op basis van de analyse richten we de benodigde processen en autorisaties in. We krijgen als externe verwerker toegang tot de relevante onderdelen van jullie HR2day-omgeving, terwijl jij de volledige controle en het inzicht behoudt.
- Testen en controles: Voordat we live gaan, voeren we een of meerdere proefverloningen (shadow runs) uit. Hierbij verwerken we een salarisperiode parallel aan de huidige methode. Welke testen en controles voer je uit? We controleren samen de loonstroken, loonjournaalposten en de aansluiting met de financiële administratie om zeker te zijn dat alles 100% klopt.
- Livegang en eerste salarisrun: Na een succesvolle testfase gaan we live. Wij voeren de eerste officiële salarisverwerking uit. We begeleiden je intensief tijdens deze eerste run en zorgen dat alle output correct en tijdig beschikbaar is.
Welke gegevens en documenten moet je aanleveren voor uitbestede salarisverwerking in HR2day?
Voor een correcte inrichting van de uitbestede salarisverwerking hebben wij toegang nodig tot de specifieke data en documentatie binnen je HR2day-omgeving. Omdat we direct in jullie eigen systeem werken, hoef je vaak geen losse bestanden aan te leveren; de focus ligt op het controleren van de volledigheid en juistheid van de bestaande data.
- Stamgegevens en contractgegevens: Zijn alle basisgegevens van medewerkers compleet? Denk hierbij aan NAW-gegevens, BSN, IBAN en contractdetails zoals startdatum, salaris, functie, deeltijdpercentage en eventuele kostenplaatsen. Deze data vormt de ruggengraat van de salarisadministratie.
- Relevante bedrijfsdocumenten: Denk hierbij aan de geldende CAO, het personeelshandboek, specifieke bedrijfsregelingen (zoals een bonus- of autoregeling) en de pensioenregeling. Deze documenten zijn cruciaal om de salarisberekeningen correct uit te voeren volgens jullie afspraken.
- Aanleverproces voor mutaties: Hoe lever je mutaties aan? Dit gebeurt via de bestaande workflows in HR2day. Zorg ervoor dat processen voor in- en uitdiensttredingen, contractwijzigingen, salarisaanpassingen en verlofcorrecties goed zijn ingericht. Wij verwerken vervolgens de goedgekeurde mutaties die hieruit voortkomen.
- Autorisaties en toegang: Welke documenten en autorisaties zijn nodig? Om ons werk te kunnen doen, is een getekende verwerkersovereenkomst vereist. Daarnaast stellen we in HR2day de juiste gebruikersrechten en autorisaties in, zodat wij alleen toegang hebben tot de modules die noodzakelijk zijn voor de salarisverwerking.
Hoe ziet de maandelijkse cyclus eruit bij uitbestede salarisverwerking in HR2day?
De maandelijkse cyclus volgt een vast ritme van aanleveren, verwerken, controleren en definitief maken, volledig ondersteund door HR2day. Dit zorgt voor een voorspelbaar en efficiënt proces waarbij je altijd de controle behoudt over de uiteindelijke salarisbetalingen.
Welke deadlines en aanlevermomenten gelden er per periode?
In onze samenwerking spreken we een vaste kalender af met duidelijke deadlines. Er is een uiterste datum voor het aanleveren van alle mutaties (zoals nieuwe medewerkers of salariswijzigingen) via de workflows in HR2day. Dit geeft ons voldoende tijd voor een zorgvuldige verwerking en controle.
Hoe worden loonstroken en rapportages gegenereerd en gedeeld?
Na de verwerking stellen wij een proefberekening en de concept-loonstroken beschikbaar in een beveiligde omgeving binnen HR2day. Na jouw akkoord draaien we de definitieve salarisrun. De definitieve loonstroken worden dan automatisch klaargezet in het Employee Interaction Center (EIC) voor medewerkers. Ook de loonjournaalposten en aangifte loonheffingen zijn direct beschikbaar in HR2day.
Hoe handel je correcties en naverrekeningen af?
Mocht er na de verloning een correctie nodig zijn, dan wordt deze als mutatie ingevoerd in HR2day. Deze correctie wordt vervolgens automatisch meegenomen in de salarisrun van de volgende periode. Dit zorgt voor een sluitende administratie en een correcte naverrekening op de eerstvolgende loonstrook.
Conclusie
Het uitbesteden van je salarisverwerking in HR2day is een gestructureerd proces dat duidelijkheid en efficiëntie brengt. Door een helder stappenplan te volgen voor de implementatie, te zorgen voor volledige data en te werken met een vaste maandelijkse cyclus, creëer je rust en zekerheid. Bij HRXcelerate begeleiden we je door dit hele traject. Als specialist in HR2day zorgen we ervoor dat de overgang vlekkeloos verloopt en je salarisadministratie altijd correct, tijdig en volledig is, direct binnen je vertrouwde HR-systeem.
