Je kunt de salarisverwerking binnen HR2day op verschillende manieren uitbesteden, variërend van gedeeltelijke ondersteuning (co-sourcing) tot volledige overname van het proces. De beste keuze hangt af van de kennis en capaciteit die je zelf in huis hebt en de mate van controle die je wilt behouden. Wij helpen je de juiste balans te vinden tussen zelf doen en uitbesteden. Lees het overzichtsartikel over Salarisverwerking uitbesteden
Welke vormen van salarisverwerking in HR2day kun je uitbesteden?
Voor het uitbesteden van salarisverwerking binnen HR2day kun je kiezen tussen twee hoofdvormen: volledige uitbesteding, waarbij wij het gehele proces overnemen, en gedeeltelijke ondersteuning (co-sourcing), waarbij je zelf een deel van de taken uitvoert en wij de rest verzorgen. De keuze bepaalt de verdeling van verantwoordelijkheden voor taken als mutatieverwerking, controles en de finale salarisrun.
Het belangrijkste verschil is de mate van betrokkenheid. Bij volledige uitbesteding lever je de mutaties aan en voeren wij alle stappen uit, van verwerking tot en met de loonaangifte. Bij co-sourcing kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om zelf de mutaties in HR2day in te voeren en de eerste controles te doen, terwijl wij de complexere controles, de definitieve verwerking en de aangiftes voor onze rekening nemen. Dit model is ideaal als je de expertise in huis hebt, maar extra capaciteit of een extra controlemoment nodig hebt.
De onderstaande tabel geeft een duidelijk overzicht van de taakverdeling per model:
| Dienst/Taak | Volledige Uitbesteding | Gedeeltelijke Ondersteuning (Co-sourcing) |
|---|---|---|
| Mutaties invoeren | Grotendeels door ons (na aanlevering) | Door jouzelf in HR2day |
| Salarisrun draaien | Door ons | In overleg (door ons of door jou) |
| Controle van de verwerking | Door ons (met een finale controle door jou) | Gezamenlijk (vierogenprincipe) |
| Loonaangifte en pensioenaangifte | Door ons | Door ons |
| Genereren journaalposten | Door ons | Door ons |
| Vragen van medewerkers | Eerstelijns door jou, tweedelijns door ons | Eerstelijns door jou, tweedelijns door ons |
| Aanvullende rapportages | Optioneel door ons | Optioneel door ons |
Welke extra opties zijn er?
Naast de standaardverwerking kun je de dienstverlening uitbreiden met aanvullende services. Denk hierbij aan het opstellen van maatwerkrapportages, adviesuren voor complexe cao-vraagstukken, of ondersteuning bij het inrichten van nieuwe workflows in HR2day, zoals de aanvraag van ouderschapsverlof of de verwerking van een werkgeversverklaring.
Hoe zijn de kosten voor uitbestede salarisverwerking in HR2day opgebouwd?
De kosten voor het uitbesteden van salarisverwerking in HR2day worden meestal opgebouwd uit een vast maandelijks bedrag gecombineerd met een tarief per medewerker. De uiteindelijke prijs is afhankelijk van factoren zoals het aantal medewerkers, de complexiteit van de cao en de gekozen vorm van dienstverlening (volledige uitbesteding of co-sourcing). Daarnaast moet je rekening houden met eenmalige implementatiekosten.
De prijs wordt bepaald door verschillende elementen. De belangrijkste factoren zijn het aantal loonstroken dat per maand verwerkt moet worden en de complexiteit van de regelingen. Een organisatie met een complexe cao, wisselende roosters of veel declaraties vraagt meer van de verwerking dan een organisatie met voornamelijk vaste salarissen. Bij co-sourcing, waar je zelf meer taken uitvoert, liggen de maandelijkse kosten doorgaans lager.
Hieronder zie je de meest voorkomende prijsmodellen en de factoren die de prijs beïnvloeden.
| Kostenpost | Omschrijving |
|---|---|
| Eenmalige implementatiekosten | Dit zijn de kosten voor het inrichten van jouw administratie in onze omgeving, het overnemen van de data en het afstemmen van de processen. |
| Vaste maandelijkse kosten | Een vast basistarief voor de dienstverlening, ongeacht het aantal medewerkers. Dit dekt de vaste lasten zoals software en beschikbaarheid van specialisten. |
| Kosten per medewerker per maand | Een variabel tarief dat je betaalt voor elke medewerker waarvoor een loonstrook wordt verwerkt. Dit is het meest voorkomende model. |
| Meerwerk en advies | Kosten voor werkzaamheden die buiten de standaardafspraken vallen, zoals extra rapportages, correcties of uitgebreid advies. Vaak op basis van een uurtarief. |
Hoe vergelijk je offertes voor salarisverwerking uitbesteden in HR2day?
Om offertes voor salarisverwerking in HR2day goed te vergelijken, moet je verder kijken dan alleen de prijs per loonstrook. Een gedegen vergelijking maak je door de inhoud van de dienstverlening, de service levels (SLA’s), de kosten voor meerwerk en de contractvoorwaarden naast elkaar te leggen. Dit zorgt ervoor dat je geen appels met peren vergelijkt en voorkomt onverwachte kosten achteraf.
Een lage basisprijs kan aantrekkelijk lijken, maar als veelvoorkomende taken als ‘meerwerk’ worden gefactureerd, ben je uiteindelijk duurder uit. Gebruik de onderstaande checklist om offertes objectief te beoordelen en de partner te kiezen die echt bij jouw organisatie past.
- Wat is exact inbegrepen in de standaardprijs? Controleer of alle essentiële taken zijn opgenomen, zoals het verwerken van mutaties, het draaien van de salarisrun, het verzorgen van de loonaangifte en pensioenaangifte, en het genereren van journaalposten en standaardrapportages.
- Wat zijn de tarieven voor meerwerk? Vraag naar een concrete prijslijst voor werkzaamheden buiten de scope, zoals het doorvoeren van correcties met terugwerkende kracht, het opstellen van een werkgeversverklaring of het aanleveren van extra rapportages.
- Welke service levels worden gegarandeerd? Kijk naar de afspraken over doorlooptijden, de uiterlijke aanleverdata voor mutaties en de reactietijden bij vragen of problemen. Een goede Service Level Agreement (SLA) geeft duidelijkheid en zekerheid.
- Hoe is de expertise met HR2day en jouw cao geborgd? Vraag naar de ervaring van de salarisadministrateurs met het HR2day-platform en met jouw specifieke branche of cao. Onze specialisten combineren diepgaande kennis van HR2day met payroll-expertise.
- Wat staat er in de kleine lettertjes? Let op contractduur, opzegtermijnen en bepalingen over jaarlijkse prijsindexatie. Zorg dat je weet waar je aan toe bent voor de lange termijn.
Conclusie
Het kiezen van de juiste vorm voor het uitbesteden van je salarisverwerking in HR2day is een belangrijke strategische beslissing. Of je nu kiest voor volledige uitbesteding of een co-sourcing model, het is cruciaal om de dienstverlening, kostenstructuur en service levels goed te begrijpen. Een zorgvuldige vergelijking van offertes helpt je een partner te vinden die niet alleen de verwerking overneemt, maar ook echt waarde toevoegt. Bij HRXcelerate helpen we je graag met onze expertise op het snijvlak van HR2day en payroll om de beste keuze voor jouw organisatie te maken.
